Các cuộc họp Hội đồng Quản trị có thể là một môi trường đầy thử thách cho những lãnh đạo mới hoặc người thiếu sự chuẩn bị. Nhưng nếu sự kiện này được quản lý tốt, CTO sẽ có một cơ hội tuyệt vời để cung cấp thông tin cập nhật, đưa ra ý tưởng và nhận được sự ủng hộ từ những người chủ chốt trong công ty.

Cuộc họp chiến lược không phải là nơi để thảo luận các vấn đề hoạt động hàng ngày. Nó nên là một diễn đàn thân thiện và cởi mở để xem xét các vấn đề chiến lược ảnh hưởng đến hiệu suất, tăng trưởng, doanh thu và lợi nhuận.

Chúng tôi từng thấy các cuộc họp hội đồng được diễn ra theo nhiều cách khác nhau, dưới đây là một vài mẹo để giúp những CTO mới hoặc các CTO có tham vọng có được hiệu quả trong các cuộc họp hội đồng:

Chuẩn bị báo cáo: Trước cuộc họp, hãy chuẩn bị một báo cáo ngắn gọn, kỹ lưỡng (tối đa 2 trang) gồm:

1) những gì đã được thực hiện và mục tiêu;

2) những gì sẽ được thực hiện với những thay đổi so với kế hoạch ban đầu;

3) đưa ra vấn đề;

4) thông báo / hành động theo yêu cầu thông báo / phê duyệt của hội đồng quản trị.

Có thêm một vài biểu đồ và hình ảnh luôn được đánh giá cao, đặc biệt là nếu bạn làm việc với các thành viên hội đồng không phải dân kỹ thuật.

Lập kế hoạch: Hội đồng Quản trị thích tin tốt vì vậy, nếu bạn có thể, hãy lên kế hoạch báo cáo ngay trước cuộc họp. Điều này nghe có vẻ không ổn nhưng nếu một bản báo cáo đến hạn hai ngày sau cuộc họp hội đồng hàng tháng thì các cuộc trao đổi của hội đồng quản trị trở thành giả thuyết.

Trao đổi với các thành viên của hội đồng: Thành viên của Hội đồng Quản trị sẽ có những trải nghiệm, kiến thức và tính cách khác nhau. Vì vậy, việc dành thời gian riêng với họ bên ngoài cuộc họp, hiểu nhu cầu và mong muốn của họ đối với doanh nghiệp để xác nhận rằng bạn được kết nối với họ và sửa đổi những thiếu sót. Nó đặc biệt quan trọng nếu bạn có liên quan đến một hội đồng hà khắc. Bạn cần hiểu “diều hâu” và “chim bồ câu” để quản lý những thông điệp quan trọng từ những thành viên chủ chốt của cuộc họp.

Đọc thêm các tài liệu khác: Đọc tất cả các báo cáo gửi cho bạn trước cuộc họp Hội đồng Quản trị và đặt thời hạn để làm điều đó. Không có gì tồi tệ hơn cho bất kỳ thành viên nào trong hội đồng quản trị khi phải xem ai đó đọc báo cáo của bạn tại cuộc họp. Dù biết đó là lần đầu tiên nhưng họ sẽ để ý đến điều đó.

Chọn thời điểm đưa ra phát biểu: Các cuộc họp của hội đồng quản trị cần phải diễn ra với tốc độ hợp lý và do đó các chủ đề không gây tranh cãi cần được xử lý nhanh chóng, để dành nhiều thời gian cho thảo luận về các vấn đề cấp bách hơn. Tuy nhiên, cũng có những lúc bạn cần phải lên tiếng. Nó có thể là một lĩnh vực mà bạn không có chuyên môn nhưng việc giải thích của bạn sẽ được ghi nhận.

Biết khi nào không nên nói: Những cuộc thảo luận ngắn gọn và chính xác và không bị lôi kéo vào các câu chuyên riêng lẻ sẽ giành được sự tôn trọng của hội đồng quản trị và tiết kiệm được thời gian.

Giữ vững lập trường của bạn: Nếu bạn biết thế mạnh của mình thì hãy giữ vững lập trường trước hội đồng, đặc biệt là nơi liên quan đến bảo mật, quản lý dữ liệu và độ tin cậy. Nếu có điều gì đó không ổn, không đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Hãy chắc chắn rằng Hội đồng Quản trị hiểu những điều này, không nên cho rằng gật đầu đồng nghĩa với việc hiểu được. Điều quan trọng là hãy chắc chắn những người trong hội đồng gật đầu có nghĩa là họ đã thực sự hiểu.

Các cuộc họp của Hội đồng Quản trị có thể khó xử, nhưng nó phục vụ một vai trò quan trọng trong kinh doanh. Mỗi công ty điều hành chúng hơi khác nhau, nhưng hiểu mục đích và có sự chuẩn bị thì sẽ khiến chúng trở nên ít “đáng sợ” hơn.

Theo CTO Academy